Privatlivspolitik

Zitado leveres af:

Camonda ApS (binavn: ZELLERT ApS) Søndergade 3, 1. 7830 Vinderup Danmark CVR-nr. 43532421 E-mail: info@zitado.com Telefon: +45 71 99 09 25

Du kan bruge e-mailadressen til spørgsmål om behandling af personoplysninger og til at udøve dine rettigheder. Supporthenvendelser fra aktive kunder håndteres som udgangspunkt via supportfunktionen i Zitado.

Camonda ApS (binavn: ZELLERT ApS) er selvstændigt dataansvarlig, når vi bestemmer formål og midler for behandling af personoplysninger til vores egne aktiviteter, for eksempel besøg på hjemmesiden, salgshenvendelser, kundekontakt, abonnementsadministration, fakturering, sikkerhed og vores egen markedsføring.

Kundevirksomheden er som udgangspunkt dataansvarlig, når den bruger Zitado til at administrere medarbejdere, teams, Ai-værktøjer, brugssituationer, træning, kontroller, opgaver og dokumentation. I den sammenhæng behandler ZELLERT oplysningerne på kundens vegne som databehandler efter en databehandleraftale. Kunden bestemmer, hvilke lovlige oplysninger der indlægges, hvem der får adgang, og hvad oplysningerne anvendes til.

Hvis du er registreret i Zitado gennem din arbejdsgiver eller en anden organisation, er den pågældende organisation normalt det rette sted at henvende sig om indsigt, rettelser eller sletning af dens oplysninger om dig. Vi bistår kunden i henhold til databehandleraftalen. Vi håndterer selv henvendelser, der vedrører behandling, hvor ZELLERT er dataansvarlig.

Afhængigt af hvordan du bruger Zitado, kan vi behandle:

• Kontakt- og virksomhedsoplysninger: navn, arbejdsmail, telefonnummer, virksomhed, arbejdsrolle og indholdet af din henvendelse.
• Konto- og adgangsoplysninger: brugeridentifikator, e-mailadresse, organisations- og rolleforhold, login- og autentifikationsoplysninger samt nødvendige sikkerhedshændelser. Adgangskoder håndteres gennem autentifikationsløsningen; vi skal ikke bruge din adgangskode i en supporthenvendelse.
• Abonnements- og betalingsoplysninger: valgt abonnement, faktureringsoplysninger, transaktions- og betalingsstatus. Betalingskort håndteres via Stripe, når denne betalingsmetode anvendes.
• Supportoplysninger: beskeder, sagskategori, relevante skærmbilleder og tekniske oplysninger, som du selv indsender eller som er nødvendige for at fejlfinde.
• Oplysninger fra offentlige screeninger: de svar, du giver i Zitados Ai Act-screening, resultatet og eventuel kobling til en efterfølgende tilmelding. Et token kan bruges til at genfinde et screeningsresultat.
• Tekniske oplysninger: IP-adresse, browser- og enhedsoplysninger, tidspunkt, besøgt side, fejl- og sikkerhedslogs samt oplysninger fra nødvendige lagringsteknologier.
• Statistik og marketingdata – kun ved relevant samtykke: eksempelvis besøgshændelser, kampagneparametre, konverteringshændelser og oplysninger fra valgfrie analyse- eller annonceværktøjer. Se cookiepolitikken.
• Nyhedsbrevsoplysninger – kun ved særskilt tilmelding: e-mailadresse, samtykke-/tilmeldingsstatus og eventuelle oplysninger, du selv giver ved tilmelding.

Når en kunde bruger den adgangsbeskyttede platform, kan den derudover indsætte almindelige personoplysninger om medarbejdere og ansvarlige, herunder navn, arbejdsmail, team, rolle, tildelinger, træningsstatus og oplysninger i dokumenter eller fritekstfelter. Disse oplysninger behandles som udgangspunkt på kundens instruks og er ikke ZELLERTs egne marketingdata.

Vi kan modtage oplysninger direkte fra dig eller fra den virksomhed, der opretter din bruger. Oplysninger i offentlige screeninger kommer fra de svar, brugeren indsender.

For personoplysninger, som vi behandler udelukkende som databehandler for en kunde, fastlægger kunden sit eget behandlingsgrundlag. Den behandling er reguleret af kundens instruks og databehandleraftalen – ikke af et særskilt samtykke til Zitados markedsføring.

Hvis en oplysning er nødvendig for at oprette en konto, gennemføre en betaling eller besvare en sag, kan den pågældende funktion ikke altid leveres uden oplysningen. Valgfri statistik, marketingcookies og nyhedsbreve er derimod ikke et krav for at benytte Zitado.

Zitado er beregnet til almindelige virksomheds- og governanceoplysninger. Kunder må ikke indtaste eller uploade CPR-numre, helbredsoplysninger, biometriske oplysninger, oplysninger om politisk eller religiøs overbevisning, fagforeningsforhold, seksuelle forhold eller andre særlige kategorier af personoplysninger eller oplysninger om strafbare forhold.

Hvis sådanne oplysninger alligevel er blevet uploadet, bedes kunden kontakte Zitado, så oplysningerne kan håndteres forsvarligt efter gældende regler og aftaler.

Zitados almindelige registrerings-, dokumentations- og administrationsfunktioner skal kunne bruges uden, at kundedata automatisk sendes til en ekstern generativ Ai-model.

Zitados Ai-funktioner er valgfrie. Adgangen afhænger af plan, prøveperiode og eventuelle tilvalg. En autoriseret bruger skal selv anmode om generering, og behandling på Kundens vegne skal være omfattet af Kundens dokumenterede instruks. Planadgang, betaling eller aktivering er ikke i sig selv en sådan instruks. Almindelig registrering og administration udløser ikke automatisk disse genereringer.

Ved dokumentudkast sender Zitado relevant kontekst om organisation, værktøjer, anvendelser, screening, kontroller og opfølgning, herunder fritekst, til OpenAI. Politikgeneratoren sender gennemgåede tekstafsnit, hvor browseren så vidt muligt har erstattet kendte identificerende oplysninger med markører. Substitutionslisten og dokumentgrundlaget sendes til Zitados server, men indgår ikke som sådan i modelinputtet. Serveren indsætter kendte navne igen og gemmer resultatet som et udkast. Afgrænset eller delvist pseudonymiseret input kan stadig indeholde personoplysninger. Kundens bruger skal gennemgå resultatet før godkendelse, publicering eller brug.

Valgfri Ai-træningsgenerering sender et afgrænset grundlag med værktøjsnavn, anvendelsens titel og beskrivelse, registrerede datatyper, tilladelsesstatus og betingelser, valgte gældende brugsregler og administratorens valg for træningen til OpenAI. Medarbejderes svar, score, profiler og træningshistorik indgår ikke i dette modelinput. Resultatet gemmes som en inaktiv kladde, der kræver menneskelig gennemgang før publicering og tildeling. Fritekst kan stadig indeholde personoplysninger.

Vi bruger OpenAI Ireland Ltd. til de beskrevne valgfrie Ai-funktioner under en databehandleraftale. Kontoen bruger global standardretention, og valgfri datadeling er slået fra. API-input og -output bruges som udgangspunkt ikke til modeltræning uden særskilt tilvalg, som ZELLERT ikke aktiverer for kundeindhold. Leverandørens sikkerhedslogning kan normalt omfatte op til 30 dage med de undtagelser, der følger af leverandørens vilkår. Indstillingen store: false er ikke det samme som nul opbevaring.

Zitado er et værktøj til dokumentation og beslutningsstøtte. Zitado træffer ikke på egen hånd afgørelser om personer med retsvirkning eller tilsvarende væsentlig betydning alene på grundlag af automatiseret behandling. En kundes egen anvendelse og eventuelle automatiske beslutninger skal vurderes af kunden.

Behandling på kundens vegne beskrives nærmere i databehandleraftalen med bilag A–D, herunder underdatabehandleroversigten. En særskilt kundeaftale og kundens begrænsninger gælder fortsat. Offentliggørelse af standardaftalen er ikke kundens accept af den eller en udvidelse af kundens Ai-instruks.

Vi anvender tekniske leverandører og samarbejdspartnere i det omfang, det er nødvendigt for at drive tjenesten eller levere funktioner, du har valgt:

Modtagernes konkrete databeskyttelsesretlige roller kan variere efter tjeneste og formål. Nogle er databehandlere, andre kan være selvstændigt dataansvarlige for nærmere afgrænsede behandlinger. Vi kan desuden dele nødvendige oplysninger med revisorer, rådgivere eller myndigheder, når der er et lovligt grundlag.

Vi har valgt en EU-region til Zitados Supabase-produktionsdatabase. Det betyder ikke, at alle typer adgang, driftslogs, support, betalingsbehandling eller tredjepartsanalyse nødvendigvis foregår udelukkende inden for EU/EØS.

Hvis personoplysninger overføres eller gøres tilgængelige i lande uden for EU/EØS, skal overførslen have et lovligt grundlag. Det kan efter den konkrete leverandør være en gyldig tilstrækkelighedsafgørelse, herunder EU-US Data Privacy Framework for en certificeret modtager, eller EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser med nødvendige supplerende foranstaltninger. Du kan kontakte os for nærmere oplysninger om relevante overførselsmekanismer.

Den primære database ligger i Frankfurt (eu-central-1), og webhosting anvender Frankfurt-regionen (fra1). Den særskilte backup bruger Hetzner i Tyskland og en R2-bucket med EU-jurisdiktion. Disse regionvalg omfatter ikke automatisk alle leverandørers konto-, log-, support- og sikkerhedsbehandling.

Vi opbevarer personoplysninger, så længe det er nødvendigt til formålet, eller så længe en lov kræver det.

Følgende opbevarings- og slettefrister gælder. En særskilt kundeaftale med en strengere slettefrist gælder for den pågældende kundes oplysninger.

Tidligere sletteanmodninger behandles efter de relevante regler og kundens instrukser. En konkret lovpligt eller et nødvendigt retligt krav kan begrunde længere opbevaring af afgrænsede oplysninger; det forlænger ikke automatisk alle frister. En brugers konto kan være knyttet til flere organisationer, som skal håndteres hver for sig. OpenAI- og analyse-/marketingleverandørers opbevaringsperioder afhænger af det konkrete dataflow. En oplyst frist for én funktion eller datakategori er ikke en fælles slettefrist for alle leverandørkopier.

En særskilt aftalt samlet slettefrist omfatter alle relevante gendannelige kopier af Kundens oplysninger. ZELLERT skal planlægge tilbagelevering, aktiv sletning og udløb eller fjernelse af backup- og leverandørkopier inden denne frist. Kundens aftalte eksportadgang må ikke forkortes ensidigt for at få sletteplanen til at passe. En kortere eksportperiode eller anden ændret afvikling kræver Kundens aftale. Support, mails og logs, der indeholder oplysninger behandlet på Kundens vegne, skal indgå i planen; en generel længere retention må ikke tilsidesætte en strengere kundeaftale. Kun konkret afgrænsede oplysninger med et selvstændigt lovligt opbevaringsgrundlag kan undtages. Ved afslutning skal ZELLERT kunne redegøre for gennemført sletning og eventuelle rester med deres grundlag og frist.

Tilbagelevering og sletning håndteres efter en dokumenteret, kategoriopdelt procedure. Ved hver sag fastlægger ZELLERT Kundens instruks, eksportadgang, de omfattede systemer og kopier samt gældende frister. Eksport kan udleveres manuelt til en verificeret, berettiget modtager; en betalingsspærre må ikke i sig selv forhindre Kundens aftalte eksportadgang. Sletning dokumenteres særskilt for aktive oplysninger og gendannelige rester. En kortere kundespecifik frist går forud for generelle opbevaringsperioder.

Zitado gemmer kampagneattribution i højst 30 dage fra første registrerede kampagnebesøg og kun screeningens adgangstoken med udløbsmetadata i højst 30 dage fra den oprindelige start. Udløbne lokale poster fjernes ved næste besøg/læsning. Dette sletter ikke screeningsresultater eller andre serverdata.

Når ZELLERT er dataansvarlig for oplysninger om dig, har du efter GDPR – afhængigt af situationen – ret til:

• at få information om og indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig,
• at få urigtige oplysninger rettet,
• at få oplysninger slettet eller behandlingen begrænset, når betingelserne er opfyldt,
• at gøre indsigelse mod behandling baseret på legitim interesse,
• at få dataportabilitet, hvor reglerne giver ret til det,
• at trække et samtykke tilbage uden virkning for lovlig behandling før tilbagetrækningen, og
• at gøre indsigelse mod direkte markedsføring.

Skriv til info@zitado.com. Vi kan bede om nødvendige oplysninger til at verificere din identitet. Vi besvarer som udgangspunkt anmodninger senest inden én måned og orienterer dig, hvis GDPR giver mulighed for og nødvendiggør en forlængelse.

Hvis en kundevirksomhed er dataansvarlig for oplysninger om dig i Zitado, skal du normalt henvende dig til den pågældende virksomhed. Vi bistår virksomheden i dens behandling af anmodningen.

Du kan også klage til Datatilsynet eller den relevante databeskyttelsesmyndighed i dit EU/EØS-land.

Vi anvender tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der er tilpasset risikoen, herunder adgangskontrol, autentifikation, rollebaserede rettigheder og sikret kommunikation. Ingen digital tjeneste kan dog garantere fuldstændig sikkerhed. Hvis du mistænker uautoriseret adgang eller en sikkerhedshændelse, kan du kontakte os på info@zitado.com.

Vi beder aldrig om adgangskoder via e-mail.

Du modtager ikke Zitados nyhedsbrev blot ved at oprette en konto. Nyhedsbreve og tilsvarende samtykkebaseret e-mailmarketing forudsætter særskilt tilmelding. Du kan framelde dig via link i udsendelsen eller kontakte os.

Nødvendige teknologier anvendes til driften af Zitado. Eventuel aktivering af valgfrie statistik- og marketingteknologier kræver et særskilt cookievalg. Du kan ændre dine valg via Cookieindstillinger og læse mere i cookiepolitikken.

Vi kan opdatere privatlivspolitikken, eksempelvis når tjenesten, leverandørerne eller lovgivningen ændrer sig. Den aktuelle version og opdateringsdato vises på denne side. Ved væsentlige ændringer informerer vi yderligere, når det er nødvendigt.